POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Última actualización: 10 de agosto de 2026

2. Marco Legal y Alcance

La presente política se rige bajo la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Asimismo, con vocación internacional, Aumatia adopta los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea (Reglamento UE 2016/679) para garantizar los más altos estándares globales de privacidad, transparencia y seguridad en el manejo de la información.

3. Roles en el Tratamiento de Datos

Dado el carácter modular de nuestros servicios, actuamos en dos calidades distintas:

• Como RESPONSABLE del Tratamiento: cuando recolectamos datos directamente de las empresas y personas que contratan nuestros servicios de desarrollo de software a la medida, Agentes IA o ContactIA, para la prestación, facturación y soporte del servicio.
• Como ENCARGADO del Tratamiento: cuando procesamos datos de los consumidores finales —clientes de nuestros clientes— a través de los sistemas que operamos por su cuenta. Esto incluye los mensajes recibidos y enviados por WhatsApp Business, Instagram Direct, Facebook Messenger y TikTok, los formularios de las aplicaciones web que desarrollamos, y las conversaciones gestionadas en ContactIA. En este escenario, el cliente es el Responsable legal y garantiza haber obtenido el consentimiento previo de sus consumidores. Aumatia procesa estos datos únicamente bajo sus instrucciones.

4. Tipos de Datos Recopilados

• Datos de Clientes: nombre legal o de la persona natural, NIT o cédula, información de contacto y facturación, y credenciales de acceso de los usuarios administradores.
• Datos de Consumidores Finales (procesados como Encargado): nombres, números de teléfono, correos electrónicos, identificadores de cuenta de las plataformas de mensajería (por ejemplo el identificador de WhatsApp, el IGSID de Instagram, el PSID de Messenger o el open_id de TikTok), el contenido de los mensajes intercambiados, los archivos adjuntos asociados, y el historial de la conversación.
• Datos Técnicos y de Navegación: direcciones IP, cookies técnicas, logs del sistema y métricas de uso.

5. Finalidad del Tratamiento

Los datos son procesados exclusivamente para:

• Desarrollo y operación de software a la medida: construcción, despliegue y mantenimiento de las aplicaciones web y sistemas contratados por cada cliente.
• Atención al cliente multicanal: recepción, almacenamiento, consulta y respuesta de los mensajes directos que los consumidores envían a nuestros clientes por WhatsApp Business, Instagram Direct, Facebook Messenger y TikTok, presentados en una bandeja unificada operada por el personal del cliente.
• Automatización e Inteligencia Artificial: operación de los Agentes IA y de ContactIA para atender consultas, gestionar oportunidades comerciales y dar soporte. Los datos conversacionales se anonimizan estrictamente antes de cualquier uso para mejora interna.
• Seguridad: monitoreo del servicio para prevenir fraudes e interrupciones.

6. Tratamiento por Inteligencia Artificial (Cumplimiento Internacional)

Para cumplir con normativas internacionales de IA y privacidad de datos:

• Transparencia: Los Agentes IA de Aumatia se identifican como sistemas automatizados al interactuar con los consumidores.
• No uso para entrenamiento de terceros: Los datos personales o comerciales confidenciales introducidos en el entorno de Aumatia no se venden ni se comparten con proveedores de modelos fundacionales (ej. OpenAI, Anthropic) para el entrenamiento de sus redes públicas. Los datos se envían vía API bajo acuerdos de estricta confidencialidad (Zero Data Retention API policies).
• Modalidad de atención: algunos despliegues operan con Agentes IA, que se identifican como sistemas automatizados al interactuar. Otros operan como bandeja de atención exclusivamente humana, donde ningún sistema automatizado redacta ni envía respuestas. Cada cliente elige la modalidad, y esta se informa a sus consumidores.

7. Datos provenientes de Plataformas de Mensajería

Aumatia integra las interfaces oficiales de Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, Instagram Messaging y Messenger Platform) y de TikTok para habilitar la atención al cliente de nuestros clientes.

Respecto de los datos obtenidos a través de estas plataformas, Aumatia se compromete a lo siguiente:

• Uso limitado: se utilizan únicamente para mostrar las conversaciones al personal autorizado del cliente y permitirle responder. No se emplean para ninguna otra finalidad.
• No comercialización: no se venden, arriendan ni ceden a terceros bajo ninguna circunstancia.
• No publicidad: no se utilizan para segmentación publicitaria, creación de perfiles con fines de mercadeo, ni se transfieren a redes o brokers de datos.
• No entrenamiento de modelos de terceros: no se envían a proveedores de modelos de inteligencia artificial para el entrenamiento de sus sistemas públicos.
• Acceso restringido: solo el personal autorizado del cliente correspondiente puede acceder a sus conversaciones. Los sistemas aplican aislamiento por cliente a nivel de base de datos.
• Conservación: los mensajes se conservan mientras dure la relación contractual con el cliente y se eliminan conforme al procedimiento descrito en la sección de eliminación de datos.
• Cumplimiento de plataforma: el tratamiento se realiza conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta, sus Políticas para Desarrolladores, y los Términos de Servicio para Desarrolladores de TikTok.

8. Transferencias y Transmisiones Internacionales

Para garantizar una infraestructura robusta y de alta disponibilidad, Aumatia utiliza servidores en la nube (ej. AWS, GCP) y proveedores de infraestructura ubicados fuera de Colombia. Al aceptar esta política, el titular autoriza expresamente esta transferencia internacional. Aumatia garantiza que dichos servidores operan bajo estándares de seguridad internacionales (ISO 27001) y protocolos de encriptación AES-256.

9. Derechos de los Titulares (ARCO y RGPD)

Todo titular de la información tiene derecho a:

• Conocer, Actualizar y Rectificar sus datos personales (Colombia).
• Suprimir/Cancelar los datos o revocar la autorización, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida (ej. registros contables obligatorios por la DIAN).
• Derecho a la Portabilidad (RGPD): Recibir sus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica.
• Derecho al Olvido y Limitación del Tratamiento (RGPD): Solicitar el cese del uso de sus datos para fines específicos sin afectar la prestación de otros servicios.

10. Seguridad de la Información

Aumatia implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida o acceso no autorizado. Esto incluye:

• Sincronización segura mediante encriptación AES-256.
• Control de acceso basado en roles para los usuarios de Aumatia OS.
• Protocolos TLS/SSL para el tránsito de datos entre nuestros sistemas y las plataformas integradas (Meta, TikTok, pasarelas de pago y servicios de infraestructura).
• Verificación criptográfica de la firma en todas las notificaciones entrantes de plataformas de terceros, para garantizar su autenticidad.

11. Procedimiento Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR)

Para ejercer cualquier derecho, el titular debe enviar una solicitud formal a admin@aumatia.com.co adjuntando una copia de su documento de identidad. Aumatia responderá a las peticiones en un término máximo de diez (10) días hábiles (para consultas) y quince (15) días hábiles (para reclamos y solicitudes de supresión), conforme a la Ley 1581 de 2012.

Para la eliminación específica de datos obtenidos a través de plataformas de mensajería, consulte la página de Solicitud de Eliminación de Datos.

12. Uso de Cookies

El ecosistema web de Aumatia utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del "Cerebro Central", mantener sesiones iniciadas en el POS y sincronizar el carrito de compras. Las cookies analíticas o de marketing requieren consentimiento explícito del visitante mediante un banner de cookies al ingresar al sitio (Opt-in).